در عصری زندگی می‌کنیم که بسیار شنیده‌ایم اشخاص با مشکل کمبود زمان مواجه هستند. امام علی (ع) می‌فرمایند: «الفُرصَه تمُّر مرِّ السَحاب فانتَهِزوا فُرَصَ الخَیر»؛ «فرصت‌ها همچون ابر درگذرند، پس فرصت‌های نیک را غنیمت بشمارید.» با یک سؤال شروع می‌کنیم: آیا یک دقیقه، ۶۰ ثانیه است؟ به هیچ عنوان اینطور نیست! ممکن است یک دقیقه برای شما ۶۰ ثانیه باشد، برای شخص دیگری ۲۰ ثانیه و برای دیگری ۱۰۰ ثانیه! اما چطور ممکن است؟ شما هم قطعاً کسانی را می‌شناسید که به طور مثال برای مرتب کردن یک اتاق در ۱۵ دقیقه کار یک ساعت را انجام می‌دهند و به نحو احسن هم آن را مرتب می‌کنند. ولی شخص دیگری یک ساعت کار می‌کند ولی به اندازه ۱۵ دقیقه کار است! چرا؟ چون در میان هر ثانیه، ثانیه‌های بی‌شماری وجود دارد که ما از آن‌ها غافل هستیم! استفاده از ثانیه‌ها به همین موضوع اطلاق می‌شود که انگاری هر ثانیه را ساعت‌ها می‌شود فرض کرد! امام موسی کاظم (ع) می‌فرمایند: «اَلْمَغْبُونُ مَنْ غَبِنَ عُمْرَهُ ساعَةً»؛ «خسارت‌دیده و ورشکسته کسی است که عمر خود را هرچند به مقدار یک ساعت هم که باشد بیهوده تلف کرده باشد.» به این ترتیب فرصت‌ها از بین نمی‌روند چراکه همیشه فرصت‌هایی برای افراد دقیق و برنامه‌ریز وجود دارد، اما فرصت‌ها از دست می‌روند، برای آدم‌هایی که فرصت شناس نیستند، اما چه کنیم تا بهترین بهره را از زمان ببریم. ۱۱ مهارت تقویت‌کننده مدیریت زمان را به صورت چکیده و ملموس جمع‌آوری کرده‌ایم که در ادامه با هم می‌خوانیم.
1- تصمیم‌هایمان را جار نزنیم
تصمیم می‌گیریم که رژیم لاغری بگیریم. نیازی نیست این تصمیم را جار بزنیم، به طوری که همه بفهمند! به طور مثال برنامه‌ریزی کرده‌ایم به باشگاه برویم، تغذیه‌مان را تغییر دهیم و… وقتی تصمیممان یا هدفمان را با دیگران درمیان می‌گذاریم، دیگران هم شروع به سؤال می‌کنند. شروع به نظر دادن می‌کنند. این یعنی زمانی را باید صرف توضیح دادن به اشخاص کنیم و ذهنمان هم به جای اینکه متمرکز روی برنامه خودمان باشد به خواسته‌ها و ایده‌های دیگران کشیده شده و باعث از دست رفتن زمان‌های مفیدمان می‌شود. تصمیم‌ها را تنها با افراد متخصص درمیان بگذاریم. برای درس خواندن با مشاور تحصیلی، خرید و فروش با مشاور و وکیل مربوطه، رژیم لاغری با متخصص تغذیه و ورزش و…
2- کار مهم را اول انجام دهیم
حتماً با اصطلاح قورباغه بزرگ را قورت بده از برایان تریسی آشنا هستید. همیشه کاری که ذهنمان را بیشتر مشغول کرده، سخت‌ترین کار است و انگاری که می‌خواهیم کوه بکنیم تا انجامش دهیم را اول انجام دهیم، چراکه دقیقاً همین کار سخت و ملالت‌بار، به صورت خودآگاه و ناخودآگاه، بیشترین انرژی را از ما خواهد گرفت و زمانی که ما آن را اولویت آخر قرار دهیم، تمام مدت ذهنمان درگیر همین کار دشوار است و باعث می‌شود بهترین بهره را از ثانیه‌ها نبریم و همین است که یک دقیقه برایمان یک ساعت می‌شود!
3- آرمانی برنامه‌ریزی نکنیم
از توانایی و قابلیت‌هایمان باخبر باشیم. با خودمان تعارف نداشته باشیم. از ظرفیتی که داریم بهترین استفاده را کنیم. وقتی شب بیدار ماندن برای ما دشوار است، آرمانی خواهد بود اگر بخواهیم زمان مطالعاتی‌مان را شب تا صبح بگذاریم. آرمانی برنامه‌ریزی نکنیم و از خودمان توقع منطقی داشته باشیم.
4- برنامه‌هایمان را به عادت تبدیل کنیم
تصمیم می‌گیریم که هر صبح قبل از رفتن به سر کار دوش بگیریم. زمانی این کار برای ما آسان می‌شود که آن را به عادت تبدیل کنیم. وقتی که زمانمان را تنظیم می‌کنیم دو ساعت در روز مطالعه داشته باشیم و این کار را به عادت تبدیل کنیم، به طور خودکار زمان بدنمان تنظیم می‌شود و خیلی سخت می‌شود که کسی یا مسئله‌ای باعث شود زمان مطالعه‌مان را جایگزین دیگر مسائل کنیم. وقتی ما عادت کنیم هر روز نیم ساعت پیاده‌روی کنیم، در واقع در مدیریت زمان صرفه‌جویی کرده‌ایم؛ چراکه این بار ذهنی باید به عادت تبدیل شود و باید از زمانمان به صورت منظم بهره ببریم.
5- از توجیه و دلیل‌تراشی پرهیز کنیم
«حالا این فیلم را ببینم، بعدش یک ساعت بیشتر درس می‌خونم… الان این غذا را بخورم، فردا بیشتر پیاده‌روی می‌کنم…، چون دیشب مهمانی دعوت بودم نتوانستم پروژه‌ام را تحویل بدهم و…» زمانمان را با دلیل‌تراشی و توجیه‌هایی از این قبیل از دست ندهیم.
6- کار امروز را به فردا موکول نکنیم
هیچ وقت کاری را که امروز برایش زمان‌بندی کرده‌ایم را به فردا یا حتی یک ساعت بعد هم موکول نکنیم؛ چراکه تنها زمان را از دست می‌دهیم و فردا هم ممکن است به یک دلیل دیگر این زمان را به تأخیر بیندازیم. پس «باشه از شنبه… باشه از اول ماه و…» را از دایره ذهنمان حذف کنیم.
7- در کار عجله نکنیم
وقتی که تمام حواسمان به این است که هرچه سریع‌تر کاری را انجام دهیم، از بهره بردن از زمان غافل می‌شویم. برای استفاده از زمان باید کیفیت را بالا ببریم نه سرعت را. کتابی که نیاز به سه ساعت مطالعه دارد را ما با سرعت در یک ساعت مطالعه می‌کنیم، اما همان یک ساعت را تلف کرده‌ایم؛ چراکه باز باید همان زمان را بگذاریم تا دوباره بخوانیم و به یاد بیاوریم، بماند که آن یک ساعت باعث خستگی و حتی ناامیدی می‌شود که چرا یک ساعت زمان گذاشتیم ولی هیچ نتیجه‌ای نداشته است.
8- فضای مجازی را تعطیل کنیم و خوب بخوابیم
قبل از اینترنت و شبکه‌های مجازی پدیده‌ای بود به نام خواب راحت و کافی که شب‌ها رخ می‌داد! کمبود خواب باعث عدم تمرکز لازم، خستگی، پرخاشگری و… می‌شود. یادمان باشد، کم کردن خواب لازم بدن به معنی اضافه کردن به زمانمان نیست، بلکه باعث می‌شود زمان بیشتری صرف کنیم تا انرژی از دست رفته‌مان را که در زمان خواب در ما ذخیره می‌شد، دوباره بازیابی کنیم.
9- برای خود خط قرمز مشخص کنیم
این کار اراده فوق‌العاده‌ای را طلب می‌کند. اگر تصمیم می‌گیریم که از ساعت ۱۷ تا ۱۹ درس بخوانیم باید به این زمان پایبند باشیم و به هیچ بهانه‌ای از این خط قرمز عبور نکنیم؛ نه یک دقیقه بیشتر و نه یک دقیقه کمتر. این بهترین راه برای ارزش قائل شدن به زمانمان است.
10- ساعتمان را کوک کنیم
گاهی زمان از دستمان در می‌رود و متوجه گذر آن نمی‌شویم. بهترین کار این است که ساعتمان را کوک کنیم تا بتوانیم بیشترین بهره را از زمان ببریم.
11- زمان‌های خاکستری‌مان را بشناسیم
زمان‌های خاکستری دزد هستند! کار‌هایی که اصلاً تصور نمی‌کنیم از ما تا این حد زمان بگیرند! بدون آنکه متوجه شویم زمان از دستمان می‌رود و یک‌دفعه سر بلند می‌کنیم و تصور می‌کنیم که مثلاً یک ربع گذشته در صورتی که یک ساعت از زمانمان را از دست داده‌ایم. چند نمونه از این زمان‌های خاکستری را نام می‌بریم که مثلاً یک دقیقه است، اما ساعت‌ها زمان می‌برند: تماشای تبلیغات تلویزیون (یه لحظه این تبلیغه رو دیدی چقدر بامزه است؟)، صحبت با تلفن (الان تموم میشه! خب دیگه چه خبر؟)، گرفتن عکس سلفی و تماشا کردن عکس (این عکس خوب نشد! راستی این عکس رو دیدی؟)، بازدید از شبکه‌های اجتماعی (یه دقیقه ببینم استوری چی گذاشته! چند تا لایک و فالوور دارم؟ ببینم کسی فالوش کرده یا نه!)، بازی‌های موبایل (این صندوق جایزه‌ام رو باز کنم و تمومه! ببینم کسی اتک زده یا نه! یه آپدیت کنم اینو حله!)، فیلم و سریال و کلیپ (یه لحظه ببینم این قسمت می‌خواد چی بشه بالاخره).
همه ما کم و بیش درگیر این زمان‌های خاکستری هستیم. زمان‌هایی که راحت از دست می‌دهیم بی‌آنکه حتی متوجه شویم و شاید دو سال بعد هم هیچ یادمان نیاید که چه بود و چه شد. به قول ملا احمد نراقی «جهد کن جهد که وقت من و تو در گذر است / سعی کن سعی که این عمر بسی مختصراست».
